apluszinformatika.hu

Csoport- és távmunkát támogató, feladatkezelő rendszer

A “Creative System” táv- és csoportmunkát támogató, ügyfél- és feladatkezelő rendszer a vállalkozások belső és külső munkafolyamatait támogató szoftver.

A – WORKSHEET (jelentése: munkalap) nevű – ügyfél- és feladatkezelő rendszer a vállalkozás szervezeti felépítéséhez illeszkedő, a rendelkezésre álló adatkapcsolatokat felhasználó, interneten bárhonnan elérhető online szoftver.

Táv- és csoportmunka alkalmazás funkciók és célok:
– Térbeli elhatárolódást jelentő kapcsolatok kezelése;
– Időbeli elhatárolódást jelentő kapcsolatok kezelése;
– Egységes ügyviteli és vállalati információs rendszer üzemeltetése;
– Ügyfelek kezelése;
– Projektek, megrendelések és feladatok kezelése;
– Belső biztonságos kommunikáció;
– Papír alapú dokumentáció csökkentése, rendszerbe rendezése;
– Távmunka támogatás;
– A munkatársak belső kommunikációjának és munkavégzésének támogatása, hatékonyabbá tétele, ellenőrizhetősége;
– Belső levelezőrendszer biztosítása;
– Azonnali üzenetküldési szolgáltatás biztosítása;
– Jogosultságok, felhasználók, csoportok kezelése;
– Tudástár, kollektív tudás megosztásának, kezelésének és egységesítésének a segítése.

Feladatkezelő rendszer tulajdonságai:

1. BIZTONSÁGOS TÁVOLI KAPCSOLAT
Használatával lehetőség nyílik olyan adatcsatorna használatára, amelynek segítségével a távoli kapcsolatok egyenértékű módon üzemeltethetőek egy esetleges helyi hálózati kapcsolattal.

2. OSZTOTT INFORMÁCIÓS BÁZIS ÉPÍTÉSÉNEK LEHETŐSÉGE
Biztosítunk egy egységes szerkezetű, hierarchikusan felépített, távolról is elérhető tudásbázist, amely a vállalkozásban keletkező adatok, dokumentumok tárolását és elérését segíti.

3. A PAPÍR ALAPÚ DOKUMENTUMOK ELEKTRONIKUS KEZELÉSI, TÁROLÁSI LEHETŐSÉGÉNEK MEGTEREMTÉSE
Célja, hogy a nem elektronikusan keletkező adatok (pl. levelek, számlák) képének elektronikus kezelési lehetőségére valósulhasson meg. Használatával lehetőség nyílik a papíralapú dokumentumok távoli kezelése és kereshető tárolása azáltal, hogy az eredetileg nem elektronikus módon kezelt dokumentumok képe digitalizálásra került.

4. PROBLÉMA NYOMKÖVETŐ RENDSZER (TICKETING) – ÜGYFÉL- ÉS FELADATKEZELÉS
Használatával lehetőség nyílik, hogy a folyamatban levő problémák kezelése egy helyen, egyértelműen nyomon követhető lesz a felelősségi és hatáskörök egyértelmű bemutatásával. A vállalkozás munkavállalóinak saját hozzáférés kialakítása a rendszerhez.

5. RÉSZLETEZÉS
A rendszer lehetővé teszi új felhasználóprofilok kialakítását és azok módosítását. A felhasználói profilokban megadhatók a fiókot használó személyes adatai. Továbbá itt kerül beállításra, hogy a felhasználó milyen státuszban kezeli a rendszert és milyen bejelentésekről kér értesítést.

A rendszer lehetővé teszi a cég partnereinek a felvételét (személyes adatok, rendelések stb.). Az ügyfelek adatai módosíthatóak és bővíthetőek, valamint a rendszer biztosítja dokumentumok hozzáadását és kezelését. Az ügyfelekhez feladatok rendelhetőek, amely feladatok szabadon preferálhatóak a kívánt személy részre.

Az új bejelentés funkció lehetővé teszi, hogy új feladatokat hozzunk létre. Itt kiválasztásra kerül a feladat jellege, az ügyfél, a téma, a feladat leírása, a határidők és a preferált személyek, akik az adott feladatról értesítést kapnak. A feladathoz dokumentumok csatolására is lehetőség nyílik. A feladattípusánál megadható, hogy határidős vagy sem a feladat. A feladat létrehozásának befejezését követően a preferált személyek a rendszerhez tartozó kezelőfelületen az üzenetek menü alatt azonnali értesítést kapnak a rájuk preferált feladatról. Az értesítés a belső rendszeren kívülre, az általuk meghatározott e-mail címre is megérkezik.

A felhasználó saját jelszavával belép a rendszerbe, ahol elolvashatja a rá preferált feladat részleteit, dokumentumait és információt. Amennyiben kérdése van, azonnal válaszolni tud a feladathoz kapcsolódó hozzászólás ablakban, amely a feladat leírása alatt jelenik meg.

A hozzászólások érkezési sorrendben jelennek meg a feladatlapon, így egyszerűsítve és átláthatóvá téve a rendszer működését. A hozzászólást, feladatot további személyeknek is lehet preferálni, mindaddig, amíg a felvett feladat hiánytalanul elvégzésre nem került. Ekkor a feladat státusza lezárásra kerül, amely annak teljesítését jelzi. A feladatokat vissza kehet keresni és újra meg lehet nyitni. A feladat bejelentője beállíthatja, hogy az adott feladathoz tartozó részfolyamatokról/hozzászólásokról stb. kér-e értesítést.

A rendszerbe épített keresés funkció lehetővé teszi, hogy a felhasználók adott paraméterek alapján gyorsan és egyszerűen projekteket, feladatokat keresse meg a rendszerben. A keresés történhet: projekt, ügyfél, státusz(folyamatban, új, lezárt), dátum, preferált személy, bejelentő, határidő, típus alapján.

A rendszer a beérkező azonnali üzeneteket azonosító, típus, téma, preferált személy, státusz és dátum alapján jeleníti meg, amelyek alapján állítható a listázás sorrendje.

Az online adminisztrációs felület lehetővé teszi a folyamatok, problémák kezelését, üzenetek olvasását, a költséghatékony munkavégzés folyamatosságának biztosítását, a nem elektronikus dokumentumok elérését távolról is. Így a dolgozók bármikor, bárhonnan hozzáférhetnek az adatokhoz, kezelhetik a feladatokat, valamint költséghatékonyan és biztonságosan kommunikálhatnak egymással.

Bővebb információkért vegye fel velünk a kapcsolatot:

Kapcsolat