apluszinformatika.hu

Dokumentum menedzsment

A “Creative System” elektronikus iratkezelési rendszer olyan megoldást jelent, ami alkalmas az összes irat minden formájának nyilvántartására, kezelésére, szűrésére, az elektronikus tartalmak jogszerű tárolására és a papír iratok digitalizálásával egy átlátható tudásbázis kialakítására.

“Creative System” Elektronikus iratkezelési rendszer funkciók és célok:
– Bejövő, belső és kimenő dokumentumok iktatása;
– Határidő kezelés;
– Iktatott dokumentumok küldése E-mailben;
– Figyelmeztető E-mail üzenetek küldése;
– Beszkennelt dokumentumok csatolási lehetősége;
– Fájlok (FAX, e-mail, stb) iktatási lehetősége;
– Eseménynapló;
– Iratkiadás, kölcsönzés kezelése;
– Adatok exportálása fájlba;
– Felhasználók, felhasználói csoportok, jogosultságok;
– Elintézési határidők kezelése;
– Csatolási lánc kezelése;
– Partnernyilvántartás,
– Selejtezés.

Elektronikus iratkezelési rendszer tulajdonságai:
Érkeztetés, iktatás: Lehetővé teszi, hogy a nyilvántartásba vétel után az iratok könnyen megtalálhatóak legyenek.

Minden típusú és formájú irat azonos módon történő kezelése és nyilvántartása: Az egységes formának köszönhetően megkönnyíti a keresést a dokumentumok között. Egységesen elektronikus formában kerülnek tárolásra a beérkező és a kimenő iratokat is.

Elektronikus tárolási forma és digitalizálás biztosítása további egységes tárolással: A beérkező és kimenő dokumentumok digitális formában történő tárolása.

Az iratok életciklusának követése: Biztosítja az iratok keletkezéstől a megőrzési kötelezettség végéig történő követhetőségét.

Iratok, ügyek hozzárendelése partnerekhez vagy tranzakciókhoz vagy vállalati folyamatokhoz: Biztosítja az adott partnerhez vagy adott tranzakcióhoz vagy adott vállalati folyamathoz tartozó dokumentumok lekérdezhetőségét.

Iratok és ügyek követése, keresése, elérése a meglévő integrált üzleti rendszerből: A rendszerből lekérdezhető az ügyiratok életciklus adatai.

Szignálás, feladatkiosztás: Biztosítja a dokumentumok kezelésével kapcsolatos határidő, állapot és az irat helyének nyomon követését.

Feladatkiosztáshoz kapcsolódó figyelmeztetések beállításának lehetősége: A rendszer – előre definiált esetekben – figyelmeztető e-mail üzenetek küld.

Jogosultságkezelés és tartalomvédelem: Biztosítja, hogy a felhasználó a felületen csak azon funkciókat lássa, melyhez rendelkezik jogosultsággal.

Egyszerű felhasználó azonosítás: Biztosítja, hogy a rendszerben a felhasználó a rendszerbe való belépéskor csak egyszer azonosítsa magát és ezután a rendszer minden erőforrásához és szolgáltatásához további autentikáció nélkül hozzáférhet.

Felhasználói és adminisztrátori tevékenységek naplózása és riportolása: Biztosítja az iratokkal kapcsolatos tevékenységek rögzítését és lekérdezhetőségét a többfelhasználós rendszerben.

Beépített módon biztosítson keresést a leíró információkban: A leíró információk között (létrehozás és módosítás kelte, a létrehozó és módosító személye, típus, tartalom, jogosultság) a rendszer biztosítja a címszavakra történő szabadszavas keresés.

Adatmentés biztosítása: A rendszer alkalmas biztonsági mentés végrehajtására az adatok biztonsága érdekében és biztosítja a hozzáférhetőséget.

Távoli elérés lehetőségének biztosítása: Biztosítja a rendszerhez való távoli hozzáférést.

Bővebb információkért vegye fel velünk a kapcsolatot:

Kapcsolat